Zum Inhalt springen

Wie lange darf eine Personalakte aufgehoben werden?

Gefragt von: Katja Ehlers  |  Letzte Aktualisierung: 11. September 2022
sternezahl: 4.2/5 (40 sternebewertungen)

Allgemeine Personalunterlagen: Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Personalunterlagen wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Zusatzvereinbarungen. Sie sind solange aufzubewahren, wie Ansprüche, z. B. die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, vom ehemaligen Arbeitnehmer geltend gemacht werden können.

Welche Personalunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?

Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt zum Beispiel für Lohnlisten, Lohnsteuerdokumente und Jahresabschlüsse.

Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?

Der Arbeitnehmer hat auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Einsicht in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrte Personalakte. Dies folgt aus der nachwirkenden arbeitgeberseitigen Schutz- und Rücksichtnahmepflicht gemäß § 241 Abs. 2 BGB iVm.

Wie lange darf mein Arbeitgeber meine Daten speichern?

So müssen steuerrechtliche relevante Daten mindestens 6 Jahre gespeichert bleiben. Für Dokumente, die zur Gewinnermittlung von Betrieben relevant sind, ist eine Frist von 10 Jahren vorgeschrieben. Und bei Daten zu betrieblichen Altersversorgungszusagen können es im Extremfall sogar bis zu 30 Jahre sein.

Was muss 20 Jahre aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt gemäß Art. 70 Ziff. 3 MwStG 20 Jahre.

Wer darf eine Personalakte einsehen? | Arbeitsrecht

34 verwandte Fragen gefunden

Welche Unterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden?

Folgende Unterlagen sollten rund 30 Jahre aufbewahrt werden: Urteile. Mahnbescheide.
...
Hierzu gehören:
  • Ärztliche Gutachten.
  • Ausbildungsurkunden.
  • Abschlusszeugnisse.
  • Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden, Kirchenaustrittsbescheinigungen.
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen.
  • Unterlagen zur Rentenberechnung inkl.

Wann endet die 10 jährige Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss für das Jahr 2010 beginnt mit Ablauf des Jahres 2011 und endet mit dem Ablauf des Jahres 2021, also am 31. Dezember 2021 um 24 Uhr. Die Aufbewahrungsfristen können sich unter bestimmten Umständen auch verlängern.

Wann muss ein Unternehmen meine Daten löschen?

Unternehmen müssen personenbezogene Daten etwa dann löschen, wenn sie für die Zwecke, für die erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Der Zweck einer Datenverarbeitung entscheidet also auf über die zulässige Dauer der Speicherung der verarbeiteten Daten.

Kann ich verlangen dass meine Daten gelöscht werden?

Sie können auch verlangen, dass Daten geändert oder gelöscht werden. Achtung: Als Identifikationsnachweis können Sie einigen der Schreiben eine Kopie Ihres Ausweises beilegen. Achten Sie darauf, alle nicht relevanten Informationen zu schwärzen.

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Manche Dokumente sollten Sie vorsichtshalber auch im Original behalten – zusätzlich zur digitalen Form. Dazu gehören vor allem offizielle Verträge und Urkunden mit Unterschriften, wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben. Gibt es später einen Rechtsstreit, dienen die Originaldokumente als sogenannte Urkundsbeweise.

Wie lange darf eine Abmahnung in der Personalakte bleiben?

Grundsätzlich gibt es für eine solche Abmahnung keine Verjährung: Das heißt, sie bleibt bestehen und verliert nicht - wie manchmal zu Unrecht angenommen - nach zwei Jahren ihre Gültigkeit. Somit existiert auch kein "Ablauf-oder Verfallsdatum", nach dem eine Abmahnung entfernt werden müsste.

Was darf nicht in der Personalakte stehen?

Folgende Daten sollen dort nicht erfasst sein:
  • Posts aus den sozialen Medien.
  • Unterlagen des Betriebsarztes, die dem Arbeitgeber nicht zugänglich sind.
  • Überblick über Krankentage und Krankheitsgründe.
  • Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat.
  • Notizen über die Leistung des Arbeitnehmers.

Welche Unterlagen bekommt man vom alten Arbeitgeber?

Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (auf dem amtlichen Muster) Arbeitszeugnis, auf Verlangen ein qualifiziertes Zeugnis. Urlaubsbescheinigung über gewährten oder abgegoltenen Urlaub. Ausgefüllte Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III.

Wie müssen Personalakten vernichtet werden?

Die komplette Personalakte eines Arbeitnehmers sollte grundsätzlich erst dann vernichtet werden, wenn wirklich alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis vollständig erfüllt sind.

Wie lange müssen lohnunterlagen vom Arbeitgeber aufbewahrt werden?

Nach § 28f Abs. 1 SGB IV sind diese Lohnunterlagen nur bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Prüfung folgt. Diese Prüfung der Arbeitgeber erfolgt nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre, was eine höchste Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren ergäbe.

Wie müssen Personalakten gelagert werden?

Sie dürfen nicht für Unbefugte zugänglich sein und werden daher am besten in beispielsweise einem verschließbaren Aktenschrank, Tresor oder passwortgeschützten Computer aufbewahrt. Mitarbeiter selbst haben jederzeit das Recht, ihre eigenen Personalakten einzusehen.

Wann besteht kein Anspruch auf Löschung?

Die freie Meinungsäußerung kann dabei auch über die Nutzung von sozialen Netzwerken oder sonstigen Online-Portalen erfolgen. Weiterhin hat eine Löschung auch dann nicht zu erfolgen, wenn die Verarbeitung der Daten einer legitimen öffentliche Aufgabe oder dem öffentlichen Interesse dient.

Wann besteht ein Recht auf löschen von personenbezogenen Daten?

Wann immer der Zweck, für den die Daten verarbeitet und gespeichert wurden, vollends erreicht ist oder nicht mehr erreicht werden kann, sind die Daten zu löschen.

Was sind typische Standardlöschfristen?

Typische Standardlöschfristen können sein: „Sofort“ 42 Tage (wenn die Prozessanalyse z.B. ergeben hat, dass Protokolldateien 4 Wochen aufbewahrt werden plus 2 Wochen für eine eventuelle Auswertung) 4 Jahre (die sich aus dem BGB ergebende 3-jährige Verjährungsfrist, die mit Schluss des Kalenderjahres beginnt)

Wie lange dürfen persönliche Daten gespeichert werden?

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die verfolg- ten Zwecke erforderlich ist. Sobald die Daten nicht länger benö- tigt werden, sind sie zu löschen.

Wie lange müssen personenbezogene Daten aufbewahrt werden?

Personenbezogene Daten dürfen gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO nur so lange gespeichert und verarbeitet werden, wie dies für den jeweils Zweck nötig ist.

Bis wann müssen Daten gelöscht werden DSGVO?

Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt es eindeutig: Jeder Verantwortliche ist dazu verpflichtet, personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. „Eine zeitlich unbefristete Bevorratung von personenbezogenen Daten ist unzulässig.

Welche Akten dürfen 2022 vernichtet werden?

Vernichten können Sie 2022 alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2011 erstellt wurden.
  • Quittungen.
  • Kassenberichte.
  • alle Belege.
  • alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
  • Kontoauszüge.
  • Auftragsbestätigungen.
  • Lieferscheine.
  • Kassenbücher.

Welche Jahre dürfen vernichtet werden?

Der zufolge sind Handels- und Geschäftskorrespondenz 6 Jahre sowie Geschäftsbücher, Inventare und Bilanzen 10 Jahre zu archivieren. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht wurde.

Was darf 2021 vernichtet werden?

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

Zu den Unterlagen, die Sie 2021 entsorgen können, gehören dann zum Beispiel: Jahresabschlüsse. Buchungsbelege wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine. Kontoauszüge.