Werden Rechnungen per E-Mail vom Finanzamt anerkannt?
Gefragt von: Henryk Heinz | Letzte Aktualisierung: 10. September 2022sternezahl: 4.5/5 (32 sternebewertungen)
Elektronisch übermittelte Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur vom Finanzamt anerkannt, das ist in § 14 Abs. 1 UStG geregelt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.
Ist eine Rechnung per Email rechtskräftig?
Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und ohne das sogenannte EDI-Verfahren versandt werden. Sie sind damit der Papierrechnung ebenbürtig und müssen dementsprechend auch dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten.
Werden PDF Rechnungen steuerlich anerkannt?
Grundsätzliches. Ab dem 1.1.2013 sind Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Im Ergebnis können auch elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail, als PDF- oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf.
Sind Rechnungen als PDF gültig?
Sie erstellen dieses PDF mit einer Rechnungsvorlage auf Basis von Word oder verwenden eine Rechnungssoftware. Grundsätzlich ist die elektronische Rechnung aus dem Rechnungsprogramm rechtlich sicherer als ein Word-PDF. Denn die rechtlichen Anforderungen an eine Rechnung gelten auch für PDF Rechnungen.
Sollten Sie die Rechnung in Papierform benötigen?
Europäische Vorgaben für elektronische Rechnungen
Dieser Richtlinie zufolge sind nur elektronische Rechnungsformate rechtlich zulässig, die ausschließlich aus strukturierten Rechnungsdaten (XRechnung) oder sowohl aus strukturierten Daten als auch aus einer Bilddatei bestehen (ZUGFeRD).
Rechnungen per E-Mail: Die 5 wichtigsten Fakten
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Wann gilt eine elektronische Rechnung als zugestellt?
Rechnungseingang ist entscheidend
Ist der elektronische Rechnungsversand zwischen Geschäftspartnern vereinbart, gilt die E-Rechnung als zugegangen, sobald diese in der Mailbox des Empfängers oder der seines Providers abrufbar gespeichert ist.
Kann ich auf eine Rechnung in Papierform bestehen?
Verlangt der Kunde eine Rechnung in Papierform, so ist es nicht nur eine nette Geste, sondern auch gesetzlich Pflicht, diesem Wunsch nachzukommen. Laut Paragraph § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes sind Unternehmer dazu verpflichtet, Papierrechnungen auszustellen und zu versenden, wenn Kunden dies verlangen.
Wie müssen Rechnungen per Mail aufbewahrt werden?
Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt.
Was ist bei elektronischen Rechnungen zu beachten?
Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format (wie dem PDF-Format) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. Die elektronische Rechnung muss für einen Menschen lesbar sein. Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein (beispielsweise durch ein internes Kontrollverfahren).
Wie müssen Rechnungen zugestellt werden?
Früher musste eine Rechnung dem Rechnungsempfänger immer in Papierform zugestellt werden, mittlerweile ist es auch möglich (und üblich), Rechnungen auf elektronischem Wege zu versenden, vorausgesetzt, der Empfänger ist damit einverstanden.
Welche Rechnungen werden vom Finanzamt anerkannt?
Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen
Elektronisch übermittelte Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur vom Finanzamt anerkannt, das ist in § 14 Abs. 1 UStG geregelt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.
Ist eine eingescannte Rechnung gültig?
Handybilder, Scans oder Kopien werden vor Gericht noch nicht akzeptiert. Dazu die Stiftung Warentest: "Scans oder Fotokopien haben nicht den gleichen Beweiswert wie das Original. In einem Zivilprozess wird der Beweis durch eine Urkunde angetreten, Scans und Fotokopien sind aber nicht als Urkunden anerkannt."
Was ist eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung?
(1) Eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die e-Rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind.
Ist eine PDF Eine elektronische Rechnung?
eine PDF-Datei sind gemäß Definition in der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine E-Rechnung.
Wie schreibt man E-Mail mit Rechnung?
Inhalt der E-Mail: Sehr geehrte/r [Name], hiermit weise ich Sie darauf hin, dass Ihre Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] mit Fälligkeitsdatum [Fälligkeitsdatum] nun [Anzahl der Tage] Tage überfällig ist.
Können Rechnungen digital aufbewahrt werden?
Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, muss also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig. Papierrechnungen hingegen dürfen digitalisiert und auch das Original vernichtet werden, sofern das Verfahren der Digitalisierung dokumentiert wurde.
Warum E Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein.
Was ist eine PDF Rechnung?
Auch wenn PDF-Rechnung oft synonym mit elektronischer Rechnung verwendet wird, bestehen wesentliche Unterschiede in der Übermittlung von maschinenverarbeitbaren elektronischen Daten und der Übermittlung von PDF-Daten.
Ist eine PDF Rechnung GoBD konform?
Die Antworten: Nur ein spezielles DMS kann die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen. Das PDF-Format ist grundsätzlich gut für die vom Finanzamt geforderte „Unveränderbarkeit“. Für eine GoBD-konforme Speicherung reicht das PDF-Format alleine jedoch nicht aus.
Wie müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?
Für alle Rechnungen, die das Unternehmens ausgestellt und selbst erhalten hat (Eingangs- & Ausgangsrechnungen), gilt also eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Diese 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beginnt immer mit dem Ende (31.12.)
Wann ist eine Rechnung GoBD konform?
Eine GoBD konforme Arbeitsweise umfasst den Einsatz von Software gemäß GoBD, eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation. Im Wesentlichen sind folgende Vorschriften zu beachten, damit Rechnungen vom Betriebsprüfer nicht beanstandet werden: Nachvollziehbarkeit. Nachprüfbarkeit.
Sind E Rechnungen Pflicht?
Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht.
Kann ich Rechnungen in Word schreiben?
Vorweg: Ja, du darfst deine Rechnungen auch in Zukunft mit Text-, Kalkulations- und anderen Office-Tools schreiben! Daran ändern auch die ominösen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) nichts.
Welches PDF Format für Rechnungen?
Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält deshalb die Rechnungsinformationen zusätzlich im maschinenlesbaren XML-Format. Dabei kommt der Normteil 3 von PDF/A zum Einsatz (PDF/A-3): Diese Erweiterung erlaubt, strukturierte XML-Daten in die PDF/A-Datei einzubetten.
Können gescannte Belege vernichtet werden?
Grundsätzlich dürfen Unternehmen die Papieroriginale zu bereits eingescannten Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen vernichten (§§ 239 Absatz 4 und 257 Absatz 3 HGB; § 147 Absatz 2 AO), vorausgesetzt sie halten die Vorschriften zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege ein.
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