Werden PDF Rechnungen steuerlich anerkannt?

Kann ich auf eine Rechnung in Papierform bestehen?

Verlangt der Kunde eine Rechnung in Papierform, so ist es nicht nur eine nette Geste, sondern auch gesetzlich Pflicht, diesem Wunsch nachzukommen. Laut Paragraph § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes sind Unternehmer dazu verpflichtet, Papierrechnungen auszustellen und zu versenden, wenn Kunden dies verlangen.

Sollten Sie die Rechnung in Papierform benötigen?

Europäische Vorgaben für elektronische Rechnungen

Dieser Richtlinie zufolge sind nur elektronische Rechnungsformate rechtlich zulässig, die ausschließlich aus strukturierten Rechnungsdaten (XRechnung) oder sowohl aus strukturierten Daten als auch aus einer Bilddatei bestehen (ZUGFeRD).

Können Rechnungen digital aufbewahrt werden?

Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, muss also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig. Papierrechnungen hingegen dürfen digitalisiert und auch das Original vernichtet werden, sofern das Verfahren der Digitalisierung dokumentiert wurde.

Welches PDF Format für Rechnungen?

Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält deshalb die Rechnungsinformationen zusätzlich im maschinenlesbaren XML-Format. Dabei kommt der Normteil 3 von PDF/A zum Einsatz (PDF/A-3): Diese Erweiterung erlaubt, strukturierte XML-Daten in die PDF/A-Datei einzubetten.

Ist ein Rechnungsprogramm Pflicht?

Es gibt keine konkreten gesetzlichen Vorschriften darüber, mit welchen Rechnungsprogrammen Selbstständige und Unternehmer ihre Geschäfts-Korrespondenz schreiben dürfen – und mit welchen nicht.

Ist eine eingescannte Rechnung gültig?

Handybilder, Scans oder Kopien werden vor Gericht noch nicht akzeptiert. Dazu die Stiftung Warentest: "Scans oder Fotokopien haben nicht den gleichen Beweiswert wie das Original. In einem Zivilprozess wird der Beweis durch eine Urkunde angetreten, Scans und Fotokopien sind aber nicht als Urkunden anerkannt."

Welche Belege braucht das Finanzamt im Original?

Original oder Kopie – was müssen Sie vorlegen? Zins- und Spendenbescheinigungen will das Finanzamt immer im Original sehen. Alle anderen Belege und Unterlagen können Sie dem Finanzamt im Original oder in Kopie vorlegen. Bei Kopien kann das Finanzamt die Vorlage der Originale verlangen.

Sind elektronische Rechnungen erlaubt?

Durch eine EU-Richtlinie und deren nationale Umsetzung in der E-Rechnungsverordnung des Bundes werden öffentliche Auftraggeber seit 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Wie müssen Rechnungen verschickt werden?

Eine Rechnung per E-Mail ist rechtlich gültig

Der Gesetzesgeber hat es in letzter Zeit sogar einfacher gemacht, eine Rechnung per E-Mail zu verschicken. Eine elektronische Rechnung braucht nämlich inzwischen keine digitale Signatur mehr, um rechtsgültig zu sein.

Welches Format muss eine Rechnung haben?

Die E-Rechnung liegt in einem gängigen elektronischen Format vor, das mit menschlichem Auge lesbar ist. Die allermeisten Unternehmen nutzen für elektronische Rechnungen das PDF-Format.

Was ist eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung?

(1) Eine elektronische Rechnung (e-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die e-Rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind.

Wie muss eine elektronische Rechnung aussehen?

Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format (wie dem PDF-Format) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. Die elektronische Rechnung muss für einen Menschen lesbar sein. Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein (beispielsweise durch ein internes Kontrollverfahren).

Wie kann ich eine Rechnung in eine PDF Datei umwandeln?

Möchtest du nicht nur eine einzelne Rechnung, sondern viele Rechnungen aus deinem Rechnungsprogramm als PDF downloaden, gibt es dafür eine einfache Lösung: Anstatt jede Rechnung einzeln anzuklicken und daraus die PDF zu generieren, kannst du in Debitoor deine Rechnungen gesammelt exportieren.

Warum elektronische Rechnung?

Vorteile durch den Versand von elektronischen Rechnungen:

Zeitersparnis, z.B. dadurch, dass Laufzeiten für den Weg zum nächsten Briefkasten oder Postagentur entfallen. Einsparung von Lagerfläche, weil die Rechnungen nicht mehr in Papierform archiviert werden müssen.

Können gescannte Belege vernichtet werden?

Grundsätzlich dürfen Unternehmen die Papieroriginale zu bereits eingescannten Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen vernichten (§§ 239 Absatz 4 und 257 Absatz 3 HGB; § 147 Absatz 2 AO), vorausgesetzt sie halten die Vorschriften zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege ein.

Wie bewahrt man Rechnungen am besten auf?

Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt.

Wie müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?

Für alle Rechnungen, die das Unternehmens ausgestellt und selbst erhalten hat (Eingangs- & Ausgangsrechnungen), gilt also eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Diese 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beginnt immer mit dem Ende (31.12.)

Wann gilt eine Rechnung per E-Mail als zugestellt?

Rechnungseingang ist entscheidend

Ist der elektronische Rechnungsversand zwischen Geschäftspartnern vereinbart, gilt die E-Rechnung als zugegangen, sobald diese in der Mailbox des Empfängers oder der seines Providers abrufbar gespeichert ist.

Was passiert wenn man Belege nicht nachweisen kann?

Zwar fordert das Finanzamt immer weniger Belege bei der Abgabe der Steuererklärung – und das sollen bald noch weniger werden. Aber: Sie müssen diese Belege auf Anforderung des Finanzamtes vorweisen können. Und alles, was Sie dann nicht nachweisen können, wird gestrichen – und Ihre Steuerlast steigt an.

Welche Kopien zur Steuererklärung?