Wer hat das Recht auf Einsicht in die Personalakte?
Gefragt von: Eckhard Knoll-Wittmann | Letzte Aktualisierung: 22. September 2022sternezahl: 4.1/5 (38 sternebewertungen)
Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen. Werden die Akten in Papierform geführt, ist dies für Personalverantwortliche mit Aufwand verbunden. Bei einer digitalen Personalakte rufen Mitarbeiter ihre Daten dagegen am Computer oder Smartphone auf.
Wem gehört die Personalakte?
Einsehen dürfen die komplette Akte nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Eingeschränkte Rechte zum Einsehen haben im Regelfall die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung – allerdings nur so weit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Eine Schweigepflicht hinsichtlich des Inhalts haben aber alle.
Hat Vorgesetzter Einsicht in Personalakte?
Gemäß Datenschutz gilt: Die Personalakte darf der Vorgesetzte ebenfalls nicht beliebig einsehen. Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG).
Wie beantrage ich Einsicht in meine Personalakte?
Um Einsicht in die Personalakte zu bekommen, reicht bereits ein formloser Antrag ohne jegliche Begründung aus. Der Arbeitgeber hat dann 30 Tage Zeit, alle erhobenen und gespeicherten Daten (auch über den Inhalt der Mitarbeiterakte hinaus) zu sammeln und dem Angestellten zur Verfügung zu stellen.
Wann darf man in die Personalakte schauen?
Dem Arbeitnehmer selbst steht gemäß § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG ohne Einschränkungen ein Einsichtsrecht in seine Personalakte zu. Auch die besonders sensiblen Daten, oder ihn betreffende, von der Personalakte ausgelagerte Schriftstücke (z.B. die BEM-Akte) darf er einsehen.
Personalakte einsehen - Das darf rein und das muss wieder raus! Dein Anspruch auf Einsicht
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Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?
Der Arbeitnehmer hat auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Einsicht in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrte Personalakte. Dies folgt aus der nachwirkenden arbeitgeberseitigen Schutz- und Rücksichtnahmepflicht gemäß § 241 Abs. 2 BGB iVm.
Kann der Betriebsrat in die Personalakte einsehen?
In § 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG erlaubt der Gesetzgeber dem Arbeitnehmer/in, ein Betriebsratsmitglied zum Einsehen in seine Personalakte hinzuziehen. Das Betriebsratsmitglied hat darüber Stillschweigen zu bewahren.
Wird die Personalakte weitergegeben?
Die Personalakte darf ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht an betriebsfremde Personen weitergegeben werden. Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, die enthaltenen Informationen vertraulich zu behandeln. Folglich muss sich auch die Zahl der zugriffsberechtigten Mitarbeiter auf ein Minimum beschränken.
Welche Dokumente dürfen in die Personalakte?
Dazu gehören zum Beispiel personalbezogene Unterlagen wie Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Arbeitsvertrag, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Zeugnisse und Nachweise über Fortbildungen sowie allgemeine Personendaten wie Adresse und Bankverbindung.
Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?
Allgemeine Personalunterlagen: Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Personalunterlagen wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Zusatzvereinbarungen. Sie sind solange aufzubewahren, wie Ansprüche, z. B. die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, vom ehemaligen Arbeitnehmer geltend gemacht werden können.
Wer darf Bem Unterlagen einsehen?
Zugriff auf die BEM-Akte darf nur ein fest definierter, limitierter Personenkreis haben, der mit der Durchführung des BEM-Verfahrens betraut ist (sog. BEM-Team oder der BEM-Verantwortliche).
Welche Daten eines Mitarbeiters werden in den Personalakten festgehalten?
Welche Unterlagen befinden sich in einer Personalakte? Häufig weist die Personalakte folgenden Inhalt auf: Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, den Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Abmahnungen sowie die Kündigung.
Wer darf mein Gehalt sehen?
Über die genaue Gehaltshöhe einzelner Mitarbeiter darf ein Arbeitgeber eigentlich nichts bekannt geben. Das verhindert der Datenschutz. Doch es gibt Ausnahmen. Kommen ungleiche Gehälter ans Tageslicht, kann dies zu Unmut und Konflikten zwischen Team-Mitgliedern führen.
Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
Zumindest bei leichten Pflichtverstößen wird eine Abmahnung im Normalfall nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn dem Arbeitnehmer bis dahin nichts vorzuwerfen ist.
Welche gesetzlichen Vorschriften gibt es zur Personalakte?
Deren Form ist nicht gesetzlich geregelt; dies bedeutet, dass eine Personalakte sowohl als Papiersammlung in einem Ordner, als auch elektronisch angelegt werden kann. Auch die Inhalte einer Personalakte unterliegen keiner gesetzlichen Regelung und dürfen somit vom jeweiligen Arbeitgeber individuell erfasst werden.
Sind Krankheitstage in der Personalakte?
Informationen über die Privatsphäre der Mitarbeiter gehören daher nicht in die Personalakte. Dazu zählen auch Listen zu Krankheitstagen und Krankheitsgründen. Eine Ausnahme gilt lediglich bei unmittelbaren Auswirkungen auf die Betriebsabläufe.
Was gehört in die Personalakte und was nicht?
Ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers sollten sich weder Listen über seine Krankheitstage und Abwesenheit befinden noch psychologische Gutachten. Weitere Informationen, die nicht in die Personalakte gehören: Facebook oder weitere Social-Media Profile. Ärztliche Unterlagen.
Ist eine Personalakte Pflicht?
Zunächst einmal sei gesagt, dass keine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht. In aller Regel werden Unternehmen jedoch eine Akte über ihre Mitarbeiter anlegen, da es im beidseitigem Interesse liegt. Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig aufzubewahren.
Was ist eine Aktennotiz in der Personalakte?
Mit einem Memorandum, kurz Memo, oder einer Aktennotiz halten Sie wichtige Sachverhalte oder Ereignisse fest und informieren andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens. In der Notiz müssen alle relevanten W-Fragen kurz und knapp beantwortet werden.
Ist die Personalnummer vertraulich?
Bereits die Kenntnis persönlicher Kerndaten kann von Datendieben missbraucht werden. Dazu gehört auch die Personalausweisnummer. Hier besteht die besondere Gefahr des so genannten Identitätsdiebstahls.
Was ist eine Personalnebenakte?
Personalakten werden in der Personalabteilung geführt (Grundakt). Werden, um einen reibungslosen Verwaltungsablauf zu gewährleisten, an den Fakultäten/Lehrstühlen Personalakten geführt, handelt es sich hierbei um Personalnebenakten.
Wie lange darf mein Arbeitgeber meine Daten speichern?
So müssen steuerrechtliche relevante Daten mindestens 6 Jahre gespeichert bleiben. Für Dokumente, die zur Gewinnermittlung von Betrieben relevant sind, ist eine Frist von 10 Jahren vorgeschrieben. Und bei Daten zu betrieblichen Altersversorgungszusagen können es im Extremfall sogar bis zu 30 Jahre sein.
Hat der Betriebsrat Einsicht in die Gehälter?
Dem Betriebsrat sind auf Verlangen jederzeit die zur Durchführung seiner Aufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. In diesem Rahmen ist der Betriebsausschuss berechtigt, in die Listen über die Bruttolöhne und -gehälter Einblick zu nehmen (§ 80 Abs. 2 S. 2 BetrVG).
Was darf der Betriebsrat sehen?
Sie können ein Mitglied des Betriebsrats bei der Einsichtnahme hinzuziehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Das Einsichtsrecht besteht bezüglich aller Aufzeichnungen einschließlich Karteikarten, die sich mit ihrer Person und dem Inhalt der Entwicklung ihrer Arbeitsverhältnisse befassen.
Hat der Betriebsrat Einsicht in die Arbeitsverträge?
Aus Gründen des Schutzes des Persönlichkeitsrechts (Art. 1 Abs. 1 GG und § 75 Abs. 2 BetrVG) hat der Betriebsrat ohne Zustimmung des Bewerbers keinen Anspruch auf Einsicht in den vorgesehenen Arbeitsvertrag.
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