Welche Unterlagen reichen digital?

• Buchhaltungs- Dokumente.
• Rechnungen.
• Verträge.
• Technische Dokumentationen.
• Projektunterlagen.
• Jahresabschlüsse.
• Personalakten.
• Bauakten.

• Eröffnungsbilanz.
• Jahresabschlüsse.
• Zollanmeldungen.
• Notarverträge und Urkunden.
• Unterlagen mit Original-Unterschriften.
• Dokumente mit Wasserzeichen.

Was darf digital archiviert werden?

Elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Rechnungen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland archiviert werden. Der Unternehmer kann dazu beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen. Für elektronische Rechnungen existiert hier eine Sondervorschrift.

Welche Unterlagen müssen im Original aufgehoben werden?

Können eingescannte Rechnungen vernichtet werden?

Grundsätzlich dürfen Unternehmen die Papieroriginale zu bereits eingescannten Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen vernichten (§§ 239 Absatz 4 und 257 Absatz 3 HGB; § 147 Absatz 2 AO), vorausgesetzt sie halten die Vorschriften zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege ein.

Wie kann man Unterlagen digitalisieren?

Nutzen Sie einen Scanner, der Ihre Dokumente schnell und in guter Qualität scannt. Ein Scanner mit automatischem Papiereinzug kann Ihnen viel Arbeit abnehmen, da Sie so einen großen Stapel in wenigen Minuten automatisch scannen lassen können.

Was muss ich für die Rente aufheben?

Wer in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert ist, sollte deshalb Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise so lange aufbewahren, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Das gilt auch für Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- oder Arbeitslosengeld.

Welche Dokumente sind sehr wichtig?

Können Rechnungen digital aufbewahrt werden?

Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, muss also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig. Papierrechnungen hingegen dürfen digitalisiert und auch das Original vernichtet werden, sofern das Verfahren der Digitalisierung dokumentiert wurde.

Welches Archiv ist im ersetzenden Scannen notwendig?

Welche Dokumente in Papierform?

Für immer. Ausweise, Pässe, Heirats- und Scheidungsurkunden, Altersvorsorge, Sozialversicherungsausweis, Testament und Erbschein. All das gehört zu den Dokumenten, die sie ein Leben lang oder noch länger aufbewahren sollten.

Warum Dokumente digitalisieren?

Die Digitalisierung von Dokumenten bringt Unternehmen viele Vorteile: Die Informationen können schnell und ortsunabhängig fließen, das führt zu enormen Effizienzgewinnen. Werden digitale Dokumente zentral abgelegt, haben die involvierten Mitarbeiter stets Zugriff auf die neueste Version.

Wie werden Rechnungen digitalisiert?

Digitalisieren von Belegen mit Apps

Kostenfreie Apps zum Scannen von Belegen sind beispielsweise Genius Scan, Scannable oder Scanbot. So können Sie Rechnungen scannen und verwalten, ohne dafür viel Geld auszugeben. Für das reine Scannen von Rechnungen erfüllen diese Apps vollkommen ihren Zwecke.

Welche App für wichtige Dokumente?

Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden privat?

Wie archiviert man Dokumente richtig?

Bei elektronischer Archivierung werden Ihre Papierunterlagen über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Inhalte können während des Scannens sofort automatisch übernommen werden. Anschließend werden die Dokumente mit Schlagworten versehen und in digitalen Archiven abgelegt.

Welche Belege müssen archiviert werden?

Sind eingescannte Kassenbons gültig?

Ein Handyfoto oder ein eingescannter Beleg sind zwar gute Erinnerungsstützen, aber sie reichen als Beleg in den seltensten Fällen. Wenn es zu Streitigkeiten vor Gericht zum Beispiel wegen der Garantie oder einer Produkthaftung kommt, müssen wir den Original-Beleg parat haben.

Ist ein Scan ein Original?

Wie der Name vermuten lässt, ersetzt der Scan hier das Original-Dokument und damit auch seine Aufbewahrungspflicht. Genauer wird das papiergebundene Dokument digital erfasst und zur elektronischen Weiterverarbeitung sowie Aufbewahrung in ein rechtssicheres DMS eingespeist.

Wie lange muss ich privat Kontoauszüge aufheben?

Privatpersonen sind in der Regel gesetzlich nicht verpflichtet, Kontoauszüge überhaupt aufzubewahren. Dennoch ist es ratsam, dies einige Jahre lang zu tun. Ein guter Anhaltspunkt ist die Verjährungsfrist von drei Jahren, die für die meisten Alltagsgeschäfte gilt.

Wie lange muss man die Kontoauszüge aufheben?

Für ihre Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Auch wenn Sie nicht von der Ausnahmeregelung betroffen sind, sollten Sie Ihre Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufheben. So können Sie im Zweifelsfall nachweisen, dass Sie Rechnungen oder die Miete bezahlt haben.

Was muss man 30 Jahre aufbewahren?