Kann ich eine Kopie meiner Personalakte verlangen?

Was passiert mit meiner Personalakte?

Aufbewahrungspflichten bei Personalakten

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

Wie lange darf eine Personalakte aufgehoben werden?

Allgemeine Personalunterlagen: Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Personalunterlagen wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Zusatzvereinbarungen. Sie sind solange aufzubewahren, wie Ansprüche, z. B. die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, vom ehemaligen Arbeitnehmer geltend gemacht werden können.

Wem gehört die Personalakte?

Einsehen dürfen die komplette Akte nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Eingeschränkte Rechte zum Einsehen haben im Regelfall die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung – allerdings nur so weit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Eine Schweigepflicht hinsichtlich des Inhalts haben aber alle.

Was darf nicht in der Personalakte stehen?

Wer kann meine Personalakte sehen?

Der Blick in das Betriebsverfassungsgesetz zeigt, dass gemäß § 83 BetrVG jeder Arbeitnehmer das Recht hat, die Personalakte - ohne Angaben von Gründen - jederzeit einsehen zu dürfen. Das Recht steht auch Mitarbeitern in Betrieben ohne Betriebsrat zu.

Wann wird die Personalakte angefordert?

Wenn ein Arbeitgeber von Behörde X gehen möchte und sich bei Behörde Y bewirbt, wird ja, meistens beim Vorstellungsgespräch oder durch einen Fragebogen angegeben, die Personalakte angefordert.

Wo finde ich meine Personalakte?

Man darf sich die Personalakte heutzutage nicht mehr als verstaubten Ordner im Aktenschrank der Personalabteilung vorstellen. Die meisten Unternehmen haben sich von der Personalakte in Papierform verabschiedet und erstellen mittlerweile elektronische Personalakten.

Welche Daten darf der Vorgesetzte sehen?

Was datenschutzrechtlich zu beachten ist

Zudem bestimmt der Datenschutz: In die Personalakte dürfen ein Vorgesetzter oder, in Ausnahmefällen, andere befugte Leute Einsicht nehmen. Ansonsten gilt dafür Sorge zu tragen, dass eine Einsicht auf den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer beschränkt ist.

Was gehört alles in die Personalakte?

Dazu gehören zum Beispiel personalbezogene Unterlagen wie Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Arbeitsvertrag, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Zeugnisse und Nachweise über Fortbildungen sowie allgemeine Personendaten wie Adresse und Bankverbindung.

Wie wichtig ist die Personalakte?

Zweck von Personalakten ist es, möglichst lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seiner dienstlichen Laufbahn Aufschluss zu geben. Arbeitgeber haben weite Freiheiten zu entscheiden, was sie in die Personalakte aufnehmen, solange es mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang steht.

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Manche Dokumente sollten Sie vorsichtshalber auch im Original behalten – zusätzlich zur digitalen Form. Dazu gehören vor allem offizielle Verträge und Urkunden mit Unterschriften, wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben. Gibt es später einen Rechtsstreit, dienen die Originaldokumente als sogenannte Urkundsbeweise.

Welche Personalunterlagen müssen aufbewahrt werden?

Sinnvollerweise sollten die wichtigsten Dokumente in Papierform aufbewahrt werden. Hierzu zählen befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder das Kündigungsschreiben. Für all diese Fälle sieht das Gesetz die Schriftform vor.

Welche Unterlagen muss ein Arbeitgeber aufbewahren?

Arbeitgeber müssen Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgte, aufbewahren.

Was muss man 30 Jahre aufbewahren?

Wann kann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Zumindest bei leichten Pflichtverstößen wird eine Abmahnung im Normalfall nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn dem Arbeitnehmer bis dahin nichts vorzuwerfen ist.

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Ab dem 01.01.2022 werden Teile der digitalen Personalakte zur Pflicht. Genau gesagt, ist im Gesetz zur Änderung des Sozialgesetzbuchs (7. SGB IV-ÄndG) die Verpflichtung vorgesehen, dass ab dem 01.01.2022 bestimmte Entgeltunterlagen ab diesem Zeitpunkt nur noch elektronisch vorzuhalten sind.

Ist Personalnummer personenbezogene Daten?

Beispielsweise zählen die Telefonnummer, die Kreditkarten- oder Personalnummern einer Person, die Kontodaten, ein Kfz-Kennzeichen, das Aussehen, die Kundennummer oder die Anschrift zu den personenbezogenen Daten.

Was muss der Arbeitgeber bei der Führung von Personalakten und beachten?

Der Arbeitgeber muss sich in diesem Zusammenhang immer fragen, ob die Verarbeitung der entsprechenden Daten für den jeweiligen Zweck überhaupt notwendig ist. Darüber hinaus ist die Personalakte streng vertraulich zu behandeln und der Personenkreis, der auf diese Daten Zugriff haben kann, ist eng zu fassen.

Welche Daten eines Mitarbeiters werden in den Personalakten festgehalten?

Welche Unterlagen befinden sich in einer Personalakte? Häufig weist die Personalakte folgenden Inhalt auf: Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, den Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Abmahnungen sowie die Kündigung.

Was ist eine Personalnebenakte?

Personalakten werden in der Personalabteilung geführt (Grundakt). Werden, um einen reibungslosen Verwaltungsablauf zu gewährleisten, an den Fakultäten/Lehrstühlen Personalakten geführt, handelt es sich hierbei um Personalnebenakten.