Ist eine Personalakte Pflicht?

Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?

1 und Art. 1 Abs. 1 GG auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Einsicht in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrte Personalakte. Dieser nachvertragliche Anspruch setzt nicht voraus, dass der Arbeitnehmer ein konkretes berechtigtes Interesse darlegt.

Wem gehört die Personalakte?

Einsehen dürfen die komplette Akte nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Eingeschränkte Rechte zum Einsehen haben im Regelfall die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung – allerdings nur so weit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Eine Schweigepflicht hinsichtlich des Inhalts haben aber alle.

Was darf nicht in der Personalakte stehen?

Wann wird die Personalakte angefordert?

Wenn ein Arbeitgeber von Behörde X gehen möchte und sich bei Behörde Y bewirbt, wird ja, meistens beim Vorstellungsgespräch oder durch einen Fragebogen angegeben, die Personalakte angefordert.

Was gehört in die Personalakte Arbeitsrecht?

In der Personalakte erfasst der Arbeitgeber alle Daten, die im Zusammenhang mit dem jeweiligen Arbeitsverhältnis stehen, z. B. Personaldaten, Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Unterlagen, Entwicklung des Gehalts, Arbeitszeugnisse, aber auch Abmahnungen und die Kündigung.

Sind Krankheitstage in der Personalakte?

Informationen über die Privatsphäre der Mitarbeiter gehören daher nicht in die Personalakte. Dazu zählen auch Listen zu Krankheitstagen und Krankheitsgründen. Eine Ausnahme gilt lediglich bei unmittelbaren Auswirkungen auf die Betriebsabläufe.

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Eine Frage, die jeder Arbeitgeber für sich entscheiden kann. Denn: Eine gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung der Personaldokumente gibt es nicht, ebenso sind die Bestandteile der Personalakte nicht vorgeschrieben.

Was wird in der Personalakte gespeichert?

Die Personalakte enthält neben den Angaben zur Person und dem Lebenslauf zum Teil sehr sensible Daten, wie z.B. Angaben zur Gesundheit, zu den familiären Verhältnissen oder zur Religion des Arbeitnehmers. Sie stellt damit eine umfassende und detaillierte Datensammlung über eine Einzelperson dar.

Hat Vorgesetzter Einsicht in Personalakte?

Gemäß Datenschutz gilt: Die Personalakte darf der Vorgesetzte ebenfalls nicht beliebig einsehen. Die Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Sie muss ausreichend vor unbefugter Einsichtnahme gesichert sein (gemäß § 9 BDSG).

Wer kann meine Personalakte sehen?

Wer darf denn nun welche Unterlagen aus der Personalakte einsehen? Fachanwalt Bredereck: Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer und Arbeitgeber den Inhalt der Personalakte vollständig einsehen. Der Arbeitnehmer muss sich ja ein umfassendes Bild davon machen können, was der Arbeitgeber nun über ihn gespeichert hat.

Wo ist meine Personalakte?

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, in die eigene Personalakte Einsicht zu erlangen. So ist es im Paragraf 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) festgesetzt: (1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.

Kann der Betriebsrat in die Personalakte einsehen?

In § 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG erlaubt der Gesetzgeber dem Arbeitnehmer/in, ein Betriebsratsmitglied zum Einsehen in seine Personalakte hinzuziehen. Das Betriebsratsmitglied hat darüber Stillschweigen zu bewahren.

Wie lange muss ich Personalunterlagen aufheben?

Allgemeine Personalunterlagen: Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Personalunterlagen wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Zusatzvereinbarungen. Sie sind solange aufzubewahren, wie Ansprüche, z. B. die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, vom ehemaligen Arbeitnehmer geltend gemacht werden können.

Was ist eine Personalnebenakte?

Personalakten werden in der Personalabteilung geführt (Grundakt). Werden, um einen reibungslosen Verwaltungsablauf zu gewährleisten, an den Fakultäten/Lehrstühlen Personalakten geführt, handelt es sich hierbei um Personalnebenakten.

Warum wird eine Personalakte angelegt?

Die Personalakte handelt ist einen Ordner oder ein elektronisches Verzeichnis, in dem arbeitsrelevante Unterlagen des Arbeitnehmers gesammelt werden. Angelegt wird die Akte vom Chef beziehungsweise der Personalabteilung. Die Unterlagen betreffen die persönlichen Angaben und Informationen zum Arbeitsverhältnis.

Was ist alles in der Personalakte?

Details zum Inhalt der Personalakte

Zu den personalbezogenen Unterlagen zählen alle den Arbeitnehmer persönlich betreffenden Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, Leistungsbeurteilungen und Zeugnisse oder erforderliche amtliche Führungszeugnisse.

Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Zumindest bei leichten Pflichtverstößen wird eine Abmahnung im Normalfall nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn dem Arbeitnehmer bis dahin nichts vorzuwerfen ist.

Wie müssen Personalakten gelagert werden?

Sie dürfen nicht für Unbefugte zugänglich sein und werden daher am besten in beispielsweise einem verschließbaren Aktenschrank, Tresor oder passwortgeschützten Computer aufbewahrt. Mitarbeiter selbst haben jederzeit das Recht, ihre eigenen Personalakten einzusehen.

Wie lange müssen Personalakten von ausgeschiedenen Mitarbeitern aufbewahrt werden?

Aufbewahrungspflichten bei Personalakten

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

Welche Unterlagen bekommt man vom alten Arbeitgeber?

Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (auf dem amtlichen Muster) Arbeitszeugnis, auf Verlangen ein qualifiziertes Zeugnis. Urlaubsbescheinigung über gewährten oder abgegoltenen Urlaub. Ausgefüllte Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III.