Welche Arten von Personalakten gibt es?

• Personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen. Bewerbungsschreiben des Mitarbeiters (Angebot) ...
• Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen. ...
• Kopien amtlicher Urkunden. ...
• Nachstehende Angaben, soweit für die Gehaltshöhe oder sonstige arbeitsvertragliche Regelungen (z. ...
• Sonstige Unterlagen.

Was darf nicht in der Personalakte stehen?

Wie lange bleiben Einträge in der Personalakte?

Aufbewahrungspflichten bei Personalakten

Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

Was gehört in die digitale Personalakte?

Inhaltlich gehören in die digitale Personalakte natürlich sämtliche Dokumente, welche Unternehmen auch in die traditionelle Personalakte aufgenommen haben. Dazu zählen im Allgemeinen alle Daten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Was ist eine Vorakte?

Gemäß § 106 Abs. 1 Satz 1 BBG ist über jede Beamtin und jeden Beamten nur eine Personalakte zu führen. Bei Versetzung einer Beamtin oder eines Beamten ist die Personalakte der früheren Behörde (Vorakte) von der aufnehmenden Behörde in der für den Geschäftsbereich des BMI vorgegebenen Struktur weiterzuführen.

Warum ist eine Personalakte wichtig?

Zweck von Personalakten ist es, möglichst lückenlos über die Person des Arbeitnehmers und seiner dienstlichen Laufbahn Aufschluss zu geben. Arbeitgeber haben weite Freiheiten zu entscheiden, was sie in die Personalakte aufnehmen, solange es mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang steht.

Ist eine Personalakte Pflicht?

Franziska Merkl: Der Arbeitgeber in der Privatwirtschaft ist – anders als im öffentlichen Dienst - nicht verpflichtet, Personalakten zu führen. Es besteht lediglich eine Pflicht dahingehend, als der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte und die Sozialversicherungsunterlagen aufbewahren muss.

Hat jeder eine Personalakte?

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen. Werden die Akten in Papierform geführt, ist dies für Personalverantwortliche mit Aufwand verbunden. Bei einer digitalen Personalakte rufen Mitarbeiter ihre Daten dagegen am Computer oder Smartphone auf.

Wem gehört die Personalakte?

Einsehen dürfen die komplette Akte nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Eingeschränkte Rechte zum Einsehen haben im Regelfall die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung – allerdings nur so weit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Eine Schweigepflicht hinsichtlich des Inhalts haben aber alle.

Was wird in der Personalakte gespeichert?

Die Personalakte enthält neben den Angaben zur Person und dem Lebenslauf zum Teil sehr sensible Daten, wie z.B. Angaben zur Gesundheit, zu den familiären Verhältnissen oder zur Religion des Arbeitnehmers. Sie stellt damit eine umfassende und detaillierte Datensammlung über eine Einzelperson dar.

Was passiert mit der Personalakte nach Kündigung?

1 und Art. 1 Abs. 1 GG auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Einsicht in seine vom ehemaligen Arbeitgeber weiter aufbewahrte Personalakte. Dieser nachvertragliche Anspruch setzt nicht voraus, dass der Arbeitnehmer ein konkretes berechtigtes Interesse darlegt.

Wie müssen Personalakten gelagert werden?

Sie dürfen nicht für Unbefugte zugänglich sein und werden daher am besten in beispielsweise einem verschließbaren Aktenschrank, Tresor oder passwortgeschützten Computer aufbewahrt. Mitarbeiter selbst haben jederzeit das Recht, ihre eigenen Personalakten einzusehen.

Was ist eine Hybridakte?

Was sind Hybridakten/-vorgänge? Hybridakten sind Akten, die Hybridvorgänge beinhalten. Hybridvorgänge sind Vorgänge, die digitale und analoge Dokumente (oder drei- dimensionale Objekte wie z.B. Verwahrstücke) beinhalten.

Sind Krankheitstage in der Personalakte?

Informationen über die Privatsphäre der Mitarbeiter gehören daher nicht in die Personalakte. Dazu zählen auch Listen zu Krankheitstagen und Krankheitsgründen. Eine Ausnahme gilt lediglich bei unmittelbaren Auswirkungen auf die Betriebsabläufe.

Was ist eine Teilakte?

Die Bildung einer Teilakte bedeutet, dass die dort aufgenommenen Vorgänge und Unterlagen weder in der Grundakte noch in einer anderen Teilakte enthalten sind, sondern ausschließlich in der speziellen Teilakte geführt werden (vgl. Lemhöfer in Plog/Wiedow § 90 BBG a. F. Rn.

Ist die digitale Personalakte Pflicht?

Eine Frage, die jeder Arbeitgeber für sich entscheiden kann. Denn: Eine gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung der Personaldokumente gibt es nicht, ebenso sind die Bestandteile der Personalakte nicht vorgeschrieben.

Welche Personalunterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden?

Sinnvollerweise sollten die wichtigsten Dokumente in Papierform aufbewahrt werden. Hierzu zählen befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder das Kündigungsschreiben. Für all diese Fälle sieht das Gesetz die Schriftform vor.

Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?

Kann man eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen?

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) können Arbeitnehmer die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangen, wenn sie zu Unrecht ausgesprochen wurde und/oder durch Zeitablauf (vollkommen) unerheblich geworden ist.

Wie viele Abmahnungen braucht man um gekündigt zu werden?

Fazit. Dass der Arbeitgeber vor einer Kündigung stets drei Mal abmahnen muss, ist ein Irrglaube. Bei schweren Verstößen kann schon eine Abmahnung ausreichen, um dem Arbeitnehmer zu kündigen. Der Arbeitnehmer wird durch die Abmahnung zunächst nur vor einer drohenden Kündigung gewarnt.

Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Eine Abmahnung im Arbeitsrecht verjährt nicht. Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, die Abmahnung nach einigen Jahren aus der Personalakte zu entfernen. Wenn Sie dennoch die Löschung der Abmahnung wünschen, muss dies schriftlich beim Arbeitgeber beantragt werden.