Was muss revisionssicher archiviert werden?

• Bücher und Aufzeichnungen (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
• Inventare.
• Jahresabschlüsse (Bilanzen und GuV)
• Lageberichte.
• Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

1. richtig und vollständig sein.
2. zeitnah erfasst sein.
3. Gesamtprozesse sichern.
4. Verfahren und Prozesse dokumentieren.
5. verlustsicher sein.
6. vor nachträglichen Änderungen sicher sein.
7. nur durch Berechtigte nutzbar sein.
8. Aufbewahrungsfristen einhalten.

Sind PDFS revisionssicher?

Revisionssicherheit: PDF allein garantiert keine Revisionssicherheit. Hier gilt es auch die Prozesse zu betrachten. Die Dokumente sind jedoch durchsuchbar und können vielfältige Metadaten beinhalten. Das Dokumentenformat bildet damit ein solides Fundament für Compliance und Revisionssicherheit.

Welche E Mail müssen archiviert werden?

E-Mails müssen nur archiviert werden, wenn es sich dabei um einen Geschäfts- bzw. Handelsbrief handelt oder diese einen steuerlichen Bezug haben. So müssen unter anderem E-Mails mit den Inhalten von Handelsbüchern, Inventaren, Jahresabschlüssen oder auch Buchungsbelegen zwingend archiviert werden.

Ist SAP revisionssicher?

Fazit: Die revisionssichere SAP Archivierung von Dokumenten schafft eine wertschöpfende Prozesseffizienz und ausreichend Sicherheit, für den Fall, dass Sie Dokumente nicht länger nur physisch, sondern langfristig digital rechtssicher archivieren möchten.

Ist SharePoint revisionssicher?

Eine revisionssichere bzw. GoBD-konforme Archivierung mittels SharePoint Online kann durchgeführt werden, wenn eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist und das Archiv ordnungsgemäß eingestellt ist, so dass eine Löschung oder Veränderung der Dokumente nicht stattfinden kann.

Ist Datev Unternehmen online revisionssicher?

Zugleich bietet DATEV „Unternehmen online” revisionssichere Archivierung von digitalisierten Belegen (z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen), elektronischen Rechnungen und sonstigen Daten.

Welche Unterlagen müssen zwingend als Original aufbewahrt werden?

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Unterlagen im Zollverfahren sind zwingend im Original aufzubewahren. Alle anderen Geschäftsunterlagen, wie Rechnungen, Handelsbriefe oder Geschäftsbriefe, lassen sich grundsätzlich auch in elektronischer Form aufbewahren.

Was muss 10 Jahre aufbewahrt werden?

Außerdem sind v.a. auch folgende Unterlagen grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Was muss 3 Jahre aufbewahrt werden?

Kontoauszüge und Bankunterlagen:

Deshalb gilt für Kontoauszüge und andere Bankunterlagen, die wichtige Bewegungen von Einkäufen und Überweisungen beinhalten, eine empfohlene Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren.

Was darf digital archiviert werden?

Elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Rechnungen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland archiviert werden. Der Unternehmer kann dazu beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen. Für elektronische Rechnungen existiert hier eine Sondervorschrift.

Welche Unterlagen dürfen nicht ausschließlich digital archiviert werden?

Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren! Der Ausdruck eines digitalen Dokuments ist quasi „nur“ eine Kopie.

Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?

Unveränderbarkeit: Elektronische Rechnungen müssen unverändert und fälschungssicher archiviert werden. Am Besten werden sie daher direkt nach Eingang im Archiv abgelegt. Auf welchem Speichermedium aufbewahrt werden soll, wurde vom Gesetzgeber nicht festgelegt.

Was ist ArchiveLink?

SAP ArchiveLink stellt eine Verbindung zwischen archivierten Dokumenten bzw. Archivdaten und den dazu im SAP-System erfassten Anwendungsbelegen her und legt die Dokumente in zuvor definierten Content Repositories ab.

Was ist SAP ArchiveLink?

Über SAP ArchiveLink können Dokumente und Daten in einem elektronischen Archiv abgelegt, abgerufen und angezeigt werden. Neben Dokumenten können über die SAP ArchiveLink Schnittstelle auch Daten aus der SAP-Datenbank im externen elektronischen Archiv abgelegt werden.

Was ist Archivlink?

ArchiveLink ist ein in den SAP Web Application Server integrierter Service zur Verknüpfung zwischen archivierten Dokumenten und dazu im SAP-System erfassten Anwendungsbelegen. Durch die inhaltliche Verknüpfung ist der einfache Zugriff auf die Dokumente auf Dauer gewährleistet.

Ist Outlook revisionssicher?

Microsoft® Outlook Add-In

Verschiebt man eine E-Mail-Nachricht in den Ordner, wird diese revisionssicher archiviert. Dies funktioniert übrigens auch, wenn die Nachricht durch eine Outlook-Regel verschoben wird. automatisch archivieren möchten, sondern einzeln in Anbetracht der jeweiligen Nachricht entscheiden möchten.

Sind Mails rechtssicher?

Jedoch sind E-Mails nur bedingt rechtlich verbindlich und auch als Beweismittel vor Gericht nur eingeschränkt verwendbar. Grundsätzlich können Willenserklärungen ohne Einhaltung einer besonderen Form rechtswirksam abgegeben werden, also auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten.

Wie lange muss ein Unternehmen E-Mails speichern?

Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufende E-Mails sechs Jahre aufzubewahren.

Welches PDF Format für Archivierung?

PDF/A ist ein ISO-Standard zur Langzeit- archivierung elektronischer Dokumente. Er definiert keine Archivstrategie, sondern ein Format für elektronische Dokumente, welches sicherstellt, dass diese über Jahre bis weit in die Zukunft hinein reproduzierbar bleiben.

Welches PDF Format ist durchsuchbar?

„Normales” oder digital erstelltes PDF

Mithilfe von ABBYY FineReader PDF sind diese PDF-Dateien leicht durchsuchbar, Inhalte können ausgewählt, kopiert oder gar editiert werden, ähnlich wie man es von anderen Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft® Word gewohnt ist.

Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF A?

Ein PDF/A (Portable Document Format Archivable) ist eine Variante des regulären PDF-Formats und wurde speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt. Der Hauptzweck eines PDF/A ist es, Papier durch ein Dokument in elektronischer Form zu ersetzen.