Was darf digital archiviert werden?

• Rechnungen. Für elektronische gilt wie für analoge Rechnungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. ...
• Verträge. ...
• Belege. ...
• E-Mails. ...
• Akten.

Welche Dokumente sind nur in Papierform gültig?

Manche Dokumente akzeptieren Gerichte und Behörden nur in Papierform. Dazu gehören beispielsweise Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile, die durch Prägungen extra gesichert sind.

Können eingescannte Rechnungen vernichtet werden?

Grundsätzlich dürfen Unternehmen die Papieroriginale zu bereits eingescannten Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen vernichten (§§ 239 Absatz 4 und 257 Absatz 3 HGB; § 147 Absatz 2 AO), vorausgesetzt sie halten die Vorschriften zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege ein.

Was muss nach GoBD archiviert werden?

Nach GoBD müssen Sie alle Belege und Daten in unveränderter Form aufbewahren – inklusive eines Zeitstempels, der in den Metadaten des Dokuments gespeichert wird. Die archivierten Daten dürfen Sie weder verändern noch vor Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist löschen.

Welche Belege müssen archiviert werden?

Welche Mails müssen aufbewahrt werden?

Können Verträge digital aufbewahrt werden?

Rechtlich gesehen gilt für alle Dokumente die Formfreiheit – einzige Ausnahme sind spezifische Verträge (siehe unten). Sie können also sowohl physisch als auch digital aufbewahrt werden.

Welche Unterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden?

Welche Unterlagen müssen zwingend als Original aufbewahrt werden?

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Unterlagen im Zollverfahren sind zwingend im Original aufzubewahren. Alle anderen Geschäftsunterlagen, wie Rechnungen, Handelsbriefe oder Geschäftsbriefe, lassen sich grundsätzlich auch in elektronischer Form aufbewahren.

Sind eingescannte Kassenbons gültig?

Ein Handyfoto oder ein eingescannter Beleg sind zwar gute Erinnerungsstützen, aber sie reichen als Beleg in den seltensten Fällen. Wenn es zu Streitigkeiten vor Gericht zum Beispiel wegen der Garantie oder einer Produkthaftung kommt, müssen wir den Original-Beleg parat haben.

Was darf 2021 vernichtet werden?

Wie Archiviere ich Rechnungen?

Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt.

Wie lange müssen E Mail aufbewahrt werden?

Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.

Wie funktioniert elektronische Archivierung?

Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.

Wie Belege digitalisieren?

Für die Digitalisierung von Papierbelegen eignet sich am besten ein guter Scanner. Eine Auflösung von 300 dpi beim Einscannen ist ausreichend, um das Dokument in druckbarer Form abzuspeichern. So bleibt der Inhalt des Belegs auch nach einem Ausdruck mit dem Bürodrucker noch gut lesbar.

Ist PDF GoBD konform?

Die Antworten: Nur ein spezielles DMS kann die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen. Das PDF-Format ist grundsätzlich gut für die vom Finanzamt geforderte „Unveränderbarkeit“. Für eine GoBD-konforme Speicherung reicht das PDF-Format alleine jedoch nicht aus.

Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD konform?

Um es kurz zu machen: Die Rechnungsstellung mit Word und Excel ist im Normalfall nicht GoBD-konform. Eine GoBD-konforme Arbeitsweise umfasst den Einsatz von Software gemäß GoBD, eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation.

Welche Daten müssen revisionssicher gespeichert werden?

Unter Revisionssicherheit versteht man die Aufbewahrung von digitalen Daten. Diese muss so erfolgen, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind.

Welches Archiv ist im ersetzenden Scannen notwendig?

Wann müssen Mails archiviert werden?

E-Mails müssen nur archiviert werden, wenn es sich dabei um einen Geschäfts- bzw. Handelsbrief handelt oder diese einen steuerlichen Bezug haben. So müssen unter anderem E-Mails mit den Inhalten von Handelsbüchern, Inventaren, Jahresabschlüssen oder auch Buchungsbelegen zwingend archiviert werden.

Wie lange müssen Daten archiviert werden?

So müssen z. B. Handelsbücher und Aufzeichnungen sowie Rechnungen für zehn Jahre archiviert werden, auch wenn diese personenbezogene Daten Dritter ent- halten. Für empfangene Geschäftsbriefe, Kopien von abgesand- ten Schreiben und vergleichbare Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.