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Ist eine PDF Eine elektronische Rechnung?

Gefragt von: Annett Fleischmann  |  Letzte Aktualisierung: 10. August 2023
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Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Sind PDF Rechnungen steuerlich anerkannt?

Ab dem 1.1.2013 sind Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Im Ergebnis können auch elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail, als PDF- oder Textdatei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf.

Was gilt als elektronische Rechnung?

Unter die Kategorie elektronische Rechnung fallen alle Rechnungen, die per E-Mail, De-Mail, Computerfax, Web-Download oder dem elektronischen Datenaustausch verschickt werden. Klassische Standard-Telefaxe gehören nach dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zur Art der Papierrechnung.

Ist eine Rechnung per E-Mail gültig?

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und ohne das sogenannte EDI-Verfahren versandt werden. Sie sind damit der Papierrechnung ebenbürtig und müssen dementsprechend auch dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten.

Welches PDF Format für Rechnungen?

Datenformate für elektronische Rechnungen gibt es zu Hauf. Höchste Zeit für die Standardisierung. Im deutschen Sprachraum hat sich der Standard ZUGFeRD zunehmend etabliert. ZUGFeRD-Rechnungen basieren auf dem ISO-Standard PDF/A und kombinieren maschinen- und menschenlesbare Daten im gleichen Dokument.

Elektronische Rechnung - einfach erklärt

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Ist eine PDF-Rechnung GoBD konform?

Die Antworten: Nur ein spezielles DMS kann die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen. Das PDF-Format ist grundsätzlich gut für die vom Finanzamt geforderte „Unveränderbarkeit“. Für eine GoBD-konforme Speicherung reicht das PDF-Format alleine jedoch nicht aus.

Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung?

Seit 2011 ist es rechtlich möglich, eine elektronische Rechnung per E-Mail zu versenden. Meist versenden Sie dabei eine PDF-Rechnung. Sie erstellen dieses PDF mit einer Rechnungsvorlage auf Basis von Word oder verwenden eine Rechnungssoftware.

Was ist eine PDF Rechnung?

PDF-Rechnungen werden zwar elektronisch übermittelt, können aber nicht maschinell verarbeitet werden. Das bedeutet wiederum, dass Sender und Empfänger nicht voll von den Vorteilen des e-Invoicing profitieren können. Letzten Endes wird ein PDF wie eine Papierrechnung bearbeitet: manuell oder per Scan & Capture.

Kann ich auf eine Rechnung in Papierform bestehen?

Empfänger kann auf Papierrechnung bestehen

Rein rechtlich gesehen sind elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleichgestellt. Doch jedes Unternehmen kann frei entscheiden, ob es elektronische Rechnungen erhalten möchte.

Welches Format muss eine Rechnung haben?

Das ist in § 14 Abs. 2 UStG geregelt. Die E-Rechnung liegt in einem gängigen elektronischen Format vor, das mit menschlichem Auge lesbar ist. Die allermeisten Unternehmen nutzen für elektronische Rechnungen das PDF-Format.

Wie bezahle ich eine PDF Rechnung?

In der Banking-App: Die Import-Funktion einer PDF-Rechnung

Banking-App öffnen, Zahlung starten und statt Scan den Importbutton wählen. Unterstützt werden PDF- und gängie Bildformate. Die im Import eingelesenen QR-Daten werden analog einem Scan im Zahlungsmodus bereitgestellt.

Welche Rechnungen werden vom Finanzamt anerkannt?

Haben Sie Online-Rechnungen unter Ihren Unterlagen, also Belege nur elektronisch erhalten, werden auch diese vom Finanzamt anerkannt, wenn sie alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten. Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind also gleichgestellt.

Wie muss eine elektronische Rechnung aussehen?

Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format (wie dem PDF-Format) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. Die elektronische Rechnung muss für einen Menschen lesbar sein. Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein (beispielsweise durch ein internes Kontrollverfahren).

Sind gescannte Rechnungen gültig?

Grundsätzlich müssen Rechnungen bekanntlich über einen Zeitraum von zehn Jahren in lesbarer Form aufbewahrt werden. Das Einscannen von Belegen und deren digitaler Abspeicherung gilt dabei durchaus als zulässige Form der Aufbewahrung, da das Original stets lesbar bleibt.

Wann werden elektronische Rechnungen Pflicht?

Seit 27. November 2020 müssen für alle öffentlichen Aufträge die Rechnungen elektronisch ausgestellt und versendet werden. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für ganz Europa.

Wann ist eine Rechnung GoBD konform?

Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente – ob in Papierform oder elektronisch.

Welche Rechnungen im Original aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht von ausgestellten und empfangenen Rechnungen liegt bei 10 Jahren. Neben Rechnungen sind auch weitere Belege wie Kontoauszüge, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie Buchungsbelege wie z.B. Lieferscheine oder Tankbelege für 10 Jahre aufzubewahren.

Wie schicke ich eine Rechnung per E-Mail?

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers. Ausstellungsdatum der Rechnung. Fortlaufende Rechnungsnummer.

Was gilt als Originalrechnung?

Mit der Originalrechnung informiert ein Unternehmen seinen Kunden über das im Kaufvertrag ausgehandelte fällige Entgelt. Im Originaldokument sind Lieferungen sowie sonstige Leistungen und alle wichtigen Angaben über Käufer, Verkäufer, Leistung und Zahlung enthalten.

Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD konform?

Die Rechnungsstellung an Kunden mit Word und Excel ist im Normalfall nicht GoBD- konform, da diese Dateiformate leicht änderbar sind! Die Speicherung und Ablage von Word- und Excel- Dateien (bspw.

Ist XRechnung Pflicht?

In wenigen Wochen ist es so weit: Alle Lieferanten von Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung sind ab dem 27. November 2020 dazu verpflichtet, ihre Rechnungen (ab 1.000 €) auf elektronischem Weg zu stellen.

Ist ein PDF revisionssicher?

Längerfristige und rechtssichere Archivierung mit PDF/A

Diese Formate ermöglichen auch nach sehr langen Zeiträumen eine Lesbarkeit und wieder Auffindbarkeit und erfüllen die Bedingungen einer revisionssicheren LZA.

Was ist der Unterschied zwischen GoB und GoBD?

Die GoB sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Es handelt sich um allgemein anerkannte Prinzipien, die bei Unklarheiten im HGB greifen. GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Können Rechnungen digital aufbewahrt werden?

Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, muss also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig. Papierrechnungen hingegen dürfen digitalisiert und auch das Original vernichtet werden, sofern das Verfahren der Digitalisierung dokumentiert wurde.

Was ist eine XML Rechnung?

Eine XML-Rechnung ist ein Dateityp, der den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Computersystemen erleichtert. Sie macht die Dokumente gewissermaßen für den Computer lesbar. Dies ist weniger einfach, wenn es sich bei den Dokumenten lediglich um PDF-Dateien handelt.